Stappenplan nieuwe sportinventaris

In 8 stappen naar een nieuwe sportinventaris

Nijha-318
Nijha-318

Wanneer is het tijd voor een nieuwe sportinventaris? Hoe lang blijf je gedateerd materiaal onderhouden? En wanneer is het tijd om in te spelen op nieuwe trends? En hoe maak je de juiste keuzes in de aanschaf? Nijha neemt je mee in het Stappenplan Sportinventaris.

Is het al tijd voor nieuwe inventaris?
Als de inventaris in jouw accommodatie onveilig of versleten is, is het duidelijk: je hebt nieuw materiaal nodig. Maar veel beheerders onderhouden hun materialen uitstekend. Met jaarlijkse inspecties en door gebreken direct te repareren blijft alles veilig. Ook houden zij zich keurig aan de afschrijftermijnen uit de KVLO normlijsten. Toch kan het ook dán tijd zijn voor vernieuwing. Een goed onderhouden bok ziet er nog prima uit, maar het toestel heeft geen functie meer in het bewegingsonderwijs. Nieuwe sporten als freerunning, airtrack, speedminton en bootcamp bepalen nu de beweegcultuur. Dat vraagt om versnelde vernieuwing van de inventaris.

Wie bepaalt welke inrichting je nodig hebt? 
Ook zien we een nieuwe aanpak bij de inrichting. Vroeger besliste de gemeente daarover, maar deze ‘aanbodgerichte’ aanpak is veranderd in een ‘vraaggerichte’ aanpak. Daarbij worden de gebruikers veel beter betrokken bij de inrichting: zij weten immers wat ze nodig hebben om hun sport goed te beoefenen – of voor modern bewegingsonderwijs. Dit voorkomt dat je een turnbrug vervangt door een turnbrug, zonder te weten of daar nog wel behoefte aan is. 

Wanneer gebruik je het Stappenplan van Nijha?
Een stappenplan voorkomt dat de bestaande inrichting en wensen van gebruikers te ver uit elkaar komen te liggen. Door het in de juiste volgorde met de juiste mensen te doorlopen, vergroot je de kans op een gezonde exploitatie. Deze 8 stappen kun je doorlopen bij een grote renovatie, bij nieuwbouw, maar ook bij een fasegewijze vervanging van de sportinventaris. We focussen op sportinventaris die technisch gezien nog niet is afgeschreven, maar niet meer past bij het sporten en bewegen van vandaag.

Stap 1: Visie op inrichting
Waarom wil je de accommodatie aanpassen? Welke gevolgen heeft dat voor de gebruikers, inrichting, of accommodatie? Het gaat hier om visie en ambitie, over huidige en toekomstige gebruikersgroepen, over ontwikkelingen op het vlak van bewegen en om exploitatie vraagstukken. En dat gaat veel verder dan alleen het bepalen van een nieuwe inrichting. Beschrijf je idee in essentie in maximaal een A4.
 
Stap 2: Stel een kerngroep samen
Als het ‘waarom’ helder is, zoek dan 3 of 4 aanjagers. Zij helpen je om jouw idee aan te scherpen en er een compact plan van te maken. In dit plan werk je het ‘hoe’ uit: hoe gaan we dit idee realiseren? De aanjagers moeten - naast enthousiasme - een brede kijk hebben op de toekomstige functie en inrichting van sportaccommodaties.
 
Stap 3: Praat met belangrijke stakeholders
Deel jouw plan met de belangrijkste stakeholders van jouw accommodatie: onderwijs, sport- en beweegverenigingen, beheerders, enzovoorts. Vraag hen actief naar hun wensen, behoeften en visie. Verrijk het plan met deze input. Dat kost tijd, maar actieve participatie maakt het plan sterker en het draagvlak op korte en lange termijn groter.
 
Stap 4: Maak het plan concreet
Nu je precies weet wat de wensen zijn, kun je het plan nog concreter maken. Beschrijf wat er in (en om) de accommodatie gaat veranderen. Betrek een leverancier van sportinventaris. Zij kunnen jouw wensen vertalen naar een inventarisaanbod. Ook geven ze aan of je rekening moet houden met bouwkundige kosten. Maak in deze stap ook een opzet voor de investerings- en exploitatiebegroting. Bespreek deze met de financieel verantwoordelijken.

Stap 5: Communicatie
Zodra het plan vaste vormen aanneemt en de financiële kaders helder zijn, informeer je alle betrokkenen. Noem de redenen achter de veranderingen en wie er allemaal betrokken zijn. Dat maakt duidelijk dat je goed hebt nagedacht over de veranderingen en dat je weloverwogen keuzes maakt. Laat ook weten hoe je mensen op de hoogte houdt van het vervolgproces. Denk daarbij aan social media.

Stap 6: Een flexibele inrichting
Past bij inspelen op beweegtrends nog wel een inrichting die je voor een lange periode aanschaft? Of ben je dan binnen no time weer verouderd? Veel leveranciers bieden een oplossing in de vorm van een ‘flexibele inventaris’. MobieZ van Nijha is bijvoorbeeld een roulatiesysteem, waarmee accommodaties steeds andere materialen (inclusief leskaarten) krijgen. Gebruikers maken zo kennis met een breed en steeds wisselend eigentijds beweegaanbod, zoals handbogen, frisbees, biketrial fietsen en nog veel meer. 

Stap 7: Dynamisch begroten
Flexibele oplossingen zoals Mobiez hebben ook een financieel voordeel: door materiaal te rouleren maak je optimaal gebruik van jouw beschikbare budget. Omdat trends wisselen is het belangrijk om in jouw begroting een zekere flexibiliteit te hebben. Neem een budget ‘ontwikkeling en innovatie’ op, dat los staat van afschrijvingen en jaar- of productbegrotingen. Daarmee kun je jouw accommodatie ook in de toekomst voorzien van moderne inventaris.
 
Stap 8: Evalueer en vernieuw
Klaar? Denk niet dat het vraagstuk voor de komende 20 jaar is opgelost. Geef de kerngroep ook na de realisatie de taak om ontwikkelingen te volgen op het gebied van (breedte)sport, onderwijs en vrije tijd. Houdt de sportaccommodatie in de toekomst dezelfde positie? Ga je overstappen naar vraaggericht werken? Dat laatste vraagt om meer flexibiliteit, om scherp aansluiten op ontwikkelingen in de bewegingscultuur én om binding met jouw ‘klanten’. Dat is een continu proces. Daar past sturing énkel op basis van vaste afschrijftermijnen niet meer bij. De blik van toekomstgerichte sportaccommodaties is naar buiten gericht, daar valt de winst te behalen. Dus evalueer, hernieuw continu en begroot dynamisch.

Snel succes?

Nee, dit proces kost tijd. De gebruikelijke financieringssystematiek wordt doorbroken en dat vraagt om mensen die er écht iets van willen maken. Reken dus op een inspannende tijd en veel gesprekken. Doorzettingsvermogen en blijvend enthousiasme van de kerngroep zijn essentieel. Maar de beloning zit in het eindresultaat: een accommodatie voorzien van een sportinventaris die aansluit bij ontwikkelingen in de beweegwereld. En daarmee bij een gezonde(re) exploitatie.

Zie je kansen voor jouw accommodatie en wil je sparren over waar te beginnen?